Автоматизація бізнес-процесів: які завдання можна оптимізувати
Рано чи пізно будь-яка компанія впирається в стелю. Співробітники завантажені з ранку до вечора, наймаються нові люди, а прибуток при цьому не зростає. Якщо почати розбиратися, з’ясовується, що половину робочого часу команда витрачає на рутину. Хтось переносить дані з таблиці в таблицю, хтось вручну збирає договори, а хтось забуває вчасно надіслати рахунок клієнту.
Автоматизація – це не обов’язково впровадження складних роботів або штучного інтелекту за мільйони гривень. Найчастіше це прості рішення, які поєднують різні програми між собою і забирають у людей монотонну роботу.
Які саме ділянки бізнесу варто передати алгоритмам у першу чергу?
Робота з клієнтами та продажі
Збір заявок. Коли клієнт заповнює форму на сайті або пише в месенджер, менеджер не повинен вручну переносити його контакти в базу. CRM-система може сама створити картку, призначити відповідального і поставити йому завдання передзвонити через 5 хвилин.
Прогрів і ланцюжки листів. Якщо клієнт поки не готовий купити, йому можна налаштувати автоматичне надсилання корисних матеріалів. Система сама зрозуміє, коли людина відкрила лист, і на основі цього вирішить, яке повідомлення надіслати наступним.
Нагадування про оплату. Замість того щоб менеджер телефонував і незручно запитував про гроші, сервіс сам надішле ввічливе повідомлення на пошту або в месенджер за кілька днів до дедлайну.
Документообіг і фінанси
Генерація типових документів. Складання стандартного договору, рахунку або акта зазвичай займає 10-15 хвилин. Якщо таких документів десятки на день – компанія втрачає купу часу. Зараз будь-який шаблон можна налаштувати так, щоб у нього автоматично підтягувались реквізити клієнта з картки в CRM. Менеджеру залишається лише натиснути кнопку генерації і надіслати файл.
Виставлення регулярних рахунків. Якщо ви працюєте за підпискою або абонентським обслуговуванням, система може сама генерувати й розсилати рахунки щомісяця в задану дату.
Найм і робота з персоналом
Первинний відбір кандидатів. Чат-боти чудово справляються з анкетуванням. Вони можуть поставити кандидату базові запитання про досвід роботи, портфоліо і очікування щодо зарплати, а рекрутеру передати вже готову вижимку.
Адаптація новачків. Вихід нового співробітника – це завжди багато метушні. Автоматичні ланцюжки можуть самі надати доступи до корпоративної пошти, надіслати вітальний регламент, посилання на навчальні матеріали і ознайомити з правилами компанії.
Управління завданнями
Регулярні планерки та звіти. Програми для управління проєктами вміють самі створювати повторювані завдання. Наприклад, щоп’ятниці ввечері співробітнику автоматично приходитиме завдання заповнити звіт за тиждень із прикріпленим шаблоном.
Контроль термінів. Якщо завдання висить без руху два дні або до дедлайну залишилося кілька годин, система сама надішле повідомлення виконавцю та його керівнику.
З чого почати автоматизацію
Головне правило – не намагайтеся автоматизувати хаос і не беріться за все одразу. Для початку випишіть процеси, які забирають найбільше часу у вас і ваших співробітників. Знайдіть найвужче місце.
Алгоритми не замінять людей. Вони потрібні для того, щоб звільнити людський мозок від роботи, з якою впорається звичайний скрипт. Звільнений час команда зможе витратити на те, що справді приносить гроші – складні переговори, покращення продукту та опрацювання стратегії.